Como emitir nota fiscal eletrônica NFS-e: passo a passo

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é um documento digital utilizado para registrar e formalizar a prestação de serviços. Ela substitui as antigas notas em papel, garantindo mais transparência, facilidade de emissão e controle tributário para prestadores de serviço e órgãos fiscalizadores.

A seguir, veja como fazer uma nota fiscal com este conteúdo preparado pelos especialistas do maior escritório de contabilidade do Brasil: a Contabilizei.

Como emitir nota fiscal de Serviço (NFS-e)?

Acesse o sistema correto: Se você for MEI, utilize o portal ou aplicativo do Emissor Nacional. Se for autônomo PF, empresa de outro porte (ME, EPP ou demais regimes), é essencial verificar no seu município  o sistema utilizado pelaprefeitura, podendo ou não ser o emissor nacional.

Inclusive a partir de Novembro/2026, todas as empresas do Simples Nacional, enquadradas como ME e EPP, também deverão migrar para o Emissor Nacional, independente da cidade.

Faça login e verifique seu cadastro: Entre utilizando sua conta gov.br (níveis prata ou ouro), CNPJ e Senha Web da prefeitura, ou via certificado digital (e-CNPJ). Certifique-se de estar com o cadastro municipal (CCM) em dia.

Insira os dados do tomador: Digite o CPF ou CNPJ do seu cliente. O sistema costuma carregar os dados de endereço e contato de forma automática.

Descreva o serviço prestado: Selecione os códigos de serviços correspondente (como o código NBS no sistema nacional) e escreva com clareza o trabalho realizado na discriminação.

Informe o valor e impostos: Adicione o valor total cobrado pelo serviço. Verifique as regras de tributação do seu regime e retenções de impostos (como o ISS).

Revise e emita: Confira todas as informações do documento e clique em Emitir. Em seguida, salve o arquivo em PDF ou compartilhe o link diretamente com seu cliente.

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Seguindo esses passos, você pode emitir notas fiscais de serviços em São Paulo de maneira eficiente e de acordo com as regulamentações locais.

“A padronização nacional da NFS-e é um divisor de águas para quem presta serviços para clientes de várias cidades. Ela acaba com a necessidade de aprender a usar dezenas de sistemas municipais diferentes, centralizando a emissão e simplificando a gestão fiscal. É o fim de uma grande dor de cabeça burocrática para o empresário”, comenta Nilceia Domingues, especialista contábil da Contabilizei.

Precisa emitir nota fiscal para o exterior? Saiba como emitir invoice.

Quem precisa emitir a nota fiscal de serviço?

Todas as empresas no Brasil que atuam como prestadoras de serviços de qualquer natureza são obrigadas a emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Isso vale para todas as operações da empresa.

Isso significa que não importa qual seja o serviço oferecido, o faturamento anual ou a localidade da empresa. A NFS-e é uma obrigação tributária para todas as empresas que trabalham com serviços e pode ser dispensada apenas com a formalização expressa do município.

Em relação aos Microempreendedores Individuais (MEI), embora o uso do Emissor Nacional já seja obrigatório, há uma diferença fundamental na exigência da emissão em si. Atualmente, quem atua como MEI tem a obrigação de emitir nota fiscal apenas quando presta serviços ou realiza vendas para outras empresas. Quando a operação envolve uma pessoa física, a emissão ainda é opcional (a não ser que o cliente solicite a nota). Essa flexibilidade, porém, tem data para acabar. Com as novas regras da Reforma Tributária, a partir de 1º de janeiro de 2027, o MEI será obrigado a emitir nota fiscal em 100% de suas operações, inclusive para o consumidor final (pessoas físicas).

Além disso, pessoas físicas que prestam serviço ou comercializam produtos com habitualidade também terão a obrigatoriedade de emitir nota a partir de 01º de Janeiro de 2027. Justamente por conta dessa crescente obrigatoriedade e da modernização do sistema, o uso de recibos tradicionais vem perdendo força. Embora o Recibo de Pagamento (como o RPA) continue sendo útil para o controle financeiro interno de serviços pontuais, ele não substitui a NFS-e como documento fiscal oficial para serviços prestados com habitualidade. Para entender melhor o porquê dessa mudança, confira nosso artigo principal sobre o tema. E, caso precise gerar um documento rapidamente, conheça o Emissor de Recibo de Pagamento grátis da Contabilizei!

Consolidando a NFS-e como o documento oficial definitivo, a legislação nacional estabeleceu princípios gerais para facilitar e padronizar o processo. Historicamente, nem todos os municípios possuíam a mesma tecnologia, mas a Lei Complementar nº 214/2025 instituiu a adoção obrigatória do padrão nacional da NFS-e. Isso criou o Ambiente de Dados Nacional (ADN), com o objetivo de unificar os formatos de emissão em todo o país.

Na prática, com essa transição tecnológica em andamento, para emitir a NFS-e como pessoa física é necessário realizar o seu cadastro como prestador (Inscrição Municipal ou CCM) na prefeitura da cidade onde você está estabelecido. Após a aprovação do cadastro, a emissão ocorrerá pelo sistema da própria prefeitura (caso ele já esteja integrado ao padrão de dados) ou diretamente pelo portal do Emissor Nacional do Governo Federal. Assim, é importante conferir qual sistema a sua cidade adotou para garantir a conformidade com as regras atuais.

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Quais são os principais tipos de nota fiscal?

Os principais tipos de nota fiscal são:

• NF-e: Nota Fiscal de Produto Eletrônica;
• NFS-e: Nota Fiscal de Serviço Eletrônica;
• NFC-e: Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica;
• CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico;
• NFA-e: Nota Fiscal Avulsa Eletrônica.

Além disso, existem alguns tipos de modalidades que são usados para registrar transações específicas na NF-e. Ou seja, a Nota Fiscal Eletrônica propriamente dita pode ser de vários tipos de operação. Por exemplo:

• NF-e de Remessa: Nota Fiscal Eletrônica de Remessa;
• NF-e: Nota Fiscal de Exportação;
• NFD: Nota Fiscal de Devolução;
• NF-e Complementar: Nota Fiscal Eletrônica Complementar.

Veja mais detalhes de cada uma delas a seguir. 

A Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) é usada para registrar a venda de mercadorias. Ela é o modelo mais comum no segmento de comércio de bens físicos e deve ser emitida sempre que houver circulação de produtos. Isso serve, inclusive, em casos de devolução ou transferências entre filiais. 

• Como emitir a NF-e: a emissão é feita por meio do sistema da Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ), usando um certificado digital e um sistema emissor próprio ou contratado.

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é usada por empresas ou profissionais que prestam serviços. Por exemplo: consultorias, desenvolvedores, designers, advogados, cabeleireiras, serviços de manutenção como: pintura, mecânica, consertos, entre outros. 

O cenário de emissão de notas fiscais exclusivamente para empresas no Simples Nacional mudou. O que antes era feito nos sites das prefeituras passa a ser centralizado, majoritariamente, no Emissor Nacional do Governo Federal. Esse novo padrão já é obrigatório para todos os MEIs do país e, a partir de 1º de novembro de 2026, migrará compulsoriamente também para todas as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional. 

Além disso, os autônomos (Pessoas Físicas) passam a ser obrigados a emitir nota fiscal, para serviço prestados com habitualidade a partir de  1º de janeiro de 2027, mas as legislações locais continuam valendo e podem antecipar essa exigência em diversas capitais, a exemplo de Curitiba e Florianópolis. Como a transição ainda está acontecendo, vale a pena checar com o seu município se ele já aderiu ao sistema nacional ou se continua utilizando um emissor próprio adaptado. 

Já para as empresas não optantes pelo Simples Nacional (enquadradas no Lucro Real e Lucro Presumido), a regra continua seguindo a legislação local. Ou seja, o emissor indicado continua sendo o definido pela prefeitura, seja ele um sistema municipal próprio ou o Emissor Nacional, caso a cidade tenha preferido aderir à plataforma federal. Por isso, é muito importante saber como a sua prefeitura se posicionou para garantir a emissão correta.

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) substitui o antigo cupom fiscal. Ela é usada em vendas diretas ao consumidor final, geralmente no varejo.

• Como emitir a NFC-e: por meio do sistema da SEFAZ estadual. É necessário usar um certificado digital e equipamento compatível, como um sistema emissor autorizado ou o SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos).

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é usado por empresas do setor de transporte de cargas. Ele serve para documentar o serviço de transporte rodoviário, ferroviário, aéreo, entre outros.

• Como emitir o CT-e: também é emitido por meio da SEFAZ estadual, com certificado digital e sistema emissor específico.

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é utilizada em operações esporádicas por pessoas físicas ou jurídicas que não possuem sistema próprio de emissão, desde que autorizadas pela legislação estadual ou municipal.

• Como emitir a NFA-e: depende do estado ou município em questão. Pode ser feita pela SEFAZ (no caso de produtos) ou pela prefeitura (no caso de serviços).

Além disso, existem diferentes tipos de modalidades da Nota Fiscal Eletrônica. São elas: a Nota Fiscal Eletrônica de Remessa, a Nota Fiscal de Exportação, a Nota Fiscal de Devolução e a Nota Fiscal Complementar. 

A Nota Fiscal Eletrônica de Remessa (NF-e de Remessa) é usada para registrar o envio de mercadorias sem intenção de venda. Ou seja, quando não há transferência de propriedade, apenas de posse.

• Como emitir a NF-e de Remessa: é preciso usar o mesmo sistema das notas fiscais eletrônicas (NF-e) comuns. É necessário que a natureza da operação seja configurada como “Remessa”.

A Nota Fiscal de Exportação (NF-e) é usada para registrar a saída de mercadorias do país.

• Como emitir a NF-e: é preciso usar o mesmo sistema das notas fiscais eletrônicas (NF-e) comuns.

A Nota Fiscal de Devolução (NFD) documenta a devolução de produtos pelo cliente. Ou seja, quando a empresa retorna produtos ao estoque. 

• Como emitir a NFD: é preciso usar o mesmo sistema das notas fiscais eletrônicas (NF-e) comuns. É necessário selecionar a operação como devolução e preencher os dados obrigatórios.

A Nota Fiscal Complementar (NFC) é usada para corrigir valores ou informações de uma nota fiscal já emitida. Por exemplo: variações na cotação do câmbio ou reajustes de preços.

• Como emitir a NFC: é preciso usar o mesmo sistema das notas fiscais eletrônicas (NF-e) comuns. É necessário preencher alguns campos específicos e referenciar a nota fiscal original.

Quanto custa emitir NFS-e?

Apesar disso, algumas cidades podem oferecer pacotes com um limite de notas emitidas mediante o pagamento de uma tarifa. As condições podem variar de acordo com a região. Por isso, é importante consultar a política do município onde o serviço será prestado.

Outra opção é usar softwares emissores de notas fiscais, que podem ser adquiridos de empresas especializadas. Esses sistemas proporcionam maior conveniência e eficiência na geração e gestão das notas fiscais.

Outra opção é usar softwares emissores de notas fiscais, que podem ser adquiridos de empresas especializadas. Esses sistemas proporcionam maior conveniência e eficiência na geração e gestão das notas fiscais.

Dessa forma, você pode escolher a opção que melhor se adapta às necessidades do seu negócio, seja usando os sistemas da prefeitura ou softwares emissores disponibilizados por empresas.

Nos planos Experts da Contabilizei, você conta com a emissão de notas fiscais incluídas no seu pacote de contabilidade. Saiba quanto custa e confira as condições. 

Para que serve a NFS-e?

De um modo geral, a NFS-e serve para:

• Documentar a prestação de serviços;
• Manter a empresa dentro da legalidade recolhendo os impostos;
• Comprovar transações comerciais;
• Proporcionar transparência e controle nas transações;
• Simplificar processos;
• Trazer rapidez e segurança para as operações.

No contexto da Reforma Tributária do Consumo, a NFS-e funciona como uma peça estrutural que alimenta o sistema do Fisco com dados padronizados e confiáveis. Isso permite o cruzamento de dados, o que viabiliza a chamada “Apuração Assistida”, garantindo o correto acompanhamento e destaque dos novos tributos (CBS e IBS).

Dessa forma, a NFS-e atua como um instrumento de inteligência fiscal que formaliza a relação tributária e integra as informações financeiras e contábeis do prestador de serviços no ambiente nacional.

A NFS-e tem validade em todo o território nacional e atua como um elemento formal e legalmente suficiente para fundamentar e constituir o crédito tributário.

Manter a empresa dentro da legalidade recolhendo os impostos

A emissão da NFS-e é um requisito legal em todo o Brasil porque assegura que os impostos devidos sejam calculados e pagos corretamente. 

Isso ajuda as empresas e os profissionais a cumprirem as obrigações fiscais de acordo com a legislação vigente.

Comprovar transações comerciais

A NFS-e atua como comprovante oficial de que um serviço foi prestado. Ela registra detalhes essenciais da transação. Por exemplo: valor, data, descrição do serviço e informações das partes envolvidas. 

Isso é fundamental tanto para a empresa prestadora do serviço quanto para o cliente.

Proporcionar transparência e controle nas transações

A geração eletrônica da NFS-e proporciona maior transparência nas operações comerciais. 

Todas as NFS-e emitidas e recebidas são armazenadas digitalmente, facilitando auditorias internas e externas. Além disso, possibilita um controle mais eficiente das atividades financeiras.

Simplificar processos

Ao eliminar a necessidade de impressão, armazenamento físico e transporte de documentos em papel, a NFS-e simplifica o processo burocrático. Além disso, reduz custos operacionais e contribui para a preservação ambiental.

Simplificar processos é a missão da Contabilizei. Simplifique toda a jornada de abertura de empresa e gestão do CNPJ com a nossa expertise e tecnologia. 

Trazer rapidez e segurança para as operações

A geração eletrônica e a transmissão em tempo real da NFS-e trazem rapidez e segurança ao processo de emissão e recebimento das notas fiscais. 

Além disso, a assinatura digital garante a autenticidade do documento, evitando fraudes e falsificações.